αρμοδιότητες γραφείου υποστήριξης αιρετών

 

Α. Γραμματειακή Υποστήριξη Δημάρχου

* Δακτυλογράφηση, αναπαραγωγή, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση προσωπικής αλληλογραφίας και αποφά­σεων του Δημάρχου.

* Ρύθμιση συναντήσεων και επικοινωνιών του Δημάρ­χου και τήρηση ημερολογίου των προσωπικών επαφών του, εντός και εκτός του Δήμου.

* Τήρηση ειδικού πρωτοκόλλου Δημάρχου.

* Τήρηση προσωπικού αρχείου εγγράφων του Δημάρ­χου.

* Τήρηση πρακτικών συναντήσεων ή συμβουλίων στα 0­ποία μετέχει ο Δήμαρχος.

* Συγκέντρωση στοιχείων ή εγγράφων που πρέπει να υ­πογραφούν από τα όργανα και μέριμνα για την υπογραφή και τη διεκπεραίωσή τους.

* Τήρηση αρχείου αποφάσεων Δημάρχου και λοιπών α­ποφάσεων πολιτικών οργάνων. 

* Διεξαγωγή κάθε υπηρεσίας που ανατίθεται από τον Δήμαρχο και η οποία δεν ανήκει στην αρμοδιότητα των υ­πολοίπων υπηρεσιών. 

 

Β. Γραμματειακή υποστήριξη αιρετών οργάνων (Γραμ­ματεία Δημοτικού Συμβουλίου, Προέδρου Δ.Σ., Δημαρ­χιακής Επιτροπής, Αντιδημάρχων, Επιτροπών Δημοτικού Συμβουλίου, Τοπικών Συμβουλίων. Διοικητική υποστήρι­ξη Νομικών προσώπων του Δήμου εκεί όπου δεν υφίσταται.)

* Κατάρτιση σε συνεργασία με τον πρόεδρο του Δ.Σ., της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων του Δ.Σ. και ενημέρωση των μελών του Δ.Σ. για τα θέματα και τον χρόνο/ τόπο κάθε συνεδρίασης.

* Συγκέντρωση, αναπαραγωγή και αποστολή στα μέλη του Δ.Σ. των διαφόρων εισηγήσεων και γενικά του ενημε­ρωτικού υλικού που αντιστοιχεί στα θέματα των συνεδριάσεων.

* Μέριμνα για τον χώρο των συνεδριάσεων, την καλή λειτουργία των εγκαταστάσεων, την ύπαρξη των κατάλ­ληλων μέσων κλπ

* Τήρηση πρακτικών κατά τη διάρκεια των συνεδριάσε­ων.

* Τήρηση αρχείου πρακτικών και αποφάσεων του Δ.Σ.

* Δακτυλογράφηση/ αναπαραγωγή αποφάσεων του Δ.Σ. και αποστολή τους στην υπηρεσία Τοπικής Αυτοδιοί­κησης της Περιφέρειας.

* Ενημέρωση των υπηρεσιών του Δήμου για τις εγκε­κριμένες αποφάσεις του Δ.Σ.

* Ενημέρωση των αρμόδιων επιτροπών του Δ.Σ. για τα θέματα που παραπέμπονται σε αυτές από το Δημοτικό Συμβούλιο προς μελέτη.

* Παρακολούθηση της διαδικασίας επεξεργασίας τους και προετοιμασία για την έγκαιρη επανεισαγωγή τους στο Δημοτικό Συμβούλιο προς λήψη οριστικής απόφασης.

* Παροχή κάθε είδους γραμματειακής υποστήριξης προς τη Δημαρχιακή Επιτροπή, τις μόνιμες και έκτακτες επιτροπές που συνιστά το Δημοτικό Συμβούλιο και τα Το­πικά Συμβούλια (ενημέρωση για τα θέματα και τον χρόνο κάθε συνεδρίασης, διανομή εισηγήσεων προς τα μέλη των Επιτροπών, τήρηση πρακτικών, τήρηση αρχείου πρα­κτικών, δακτυλογράφηση/ αναπαραγωγή εισηγήσεων κλπ.).

* Παροχή κάθε είδους γραμματειακής υποστήριξης προς τους Αντιδημάρχους και τον Πρόεδρο του Δημοτι­κού Συμβουλίου.

* Τήρηση αρχείου εκπροσώπων του Δήμου σε διάφο­ρους φορείς και όργανα. Φροντίδα για την αποστολή στοιχείων προς τους προηγούμενους εκπροσώπους, επι­κοινωνία, παραλαβή και εσωτερική διεκπεραίωση των εκ­θέσεων των εκπροσώπων προς τον Δήμο.

* Μέριμνα για τη συγκρότηση και τη λειτουργία των Σχολικών Επιτροπών όλων των σχολείων Α/θμιας και Β/μιας Εκπαίδευσης και της Δημοτικής Επιτροπής Παι­δείας.

* Διοικητική υποστήριξη της Δημοτικής Επιτροπής Παι­δείας.

* Συνεργασία με την Τεχνική υπηρεσία για τη καταγραφή των στεγαστικών αναγκών των σχολείων, για απαλλοτριώσεις χώρων για ανέγερση νέων διδακτηρίων και τη διεκπεραίωση κτιριακών θεμάτων που έχουν σχέση με συ­ντηρήσεις, ανεγέρσεις κ.λπ.

 

Πληροφορίες: κα Χριστίνα Τσούλου

Τηλ.: 22883 60020

Φαξ: 22880 22811