Το τμήμα διοικητικών υπηρεσιών φροντίζει για τη σωστή λειτουργία των γραφείων που υπάγονται σε αυτό. Ασκεί έλεγχο και εποπτεία του βιβλίου αποφάσεων του Δημάρχου. Παρακολουθεί τη νομοθεσία που το αφορά, ενημερώνει τα γραφεία και μεριμνά για την εφαρμογή της. Τηρεί Μητρώο των Προσώπων που διετέλεσαν Δήμαρχοι, Πρόεδροι και Δημοτικοί Σύμβουλοι. Τηρεί Βιβλίο Επίτιμων Δημοτών. Εκδίδει τα πιστοποιητικά και τις βεβαιώσεις για τις οποίες δεν προβλέπεται η έκδοση από άλλες υπηρεσίες του Δήμου.
Μεριμνά για την τοιχοκόλληση και κοινοποίηση των εγγράφων και πιστοποιητικών διαφόρων αρχών. Μεριμνά για την έκδοση των παραστατικών κίνησης των οχημάτων.
Μεριμνά για όλες τις απαραίτητες ενέργειες που το αφορούν και που απαιτούνται για την ομαλή διεξαγωγή των κάθε είδους εκλογικών διαδικασιών (Δημοτικές, Εθνικές Ευρωπαϊκές εκλογές και Δημοψηφίσματα).
Αρμοδιότητες Γραμματείας
Το γραφείο αυτό εκτελεί τη γραμματειακή υποστήριξη του Δήμου, πλην εκείνης του Δημάρχου και των Αντιδημάρχων, ήτοι του Προέδρου του Δημοτικού Συμβουλίου, του Γενικού Γραμματέα, των Ειδικών Συμβούλων, των Επιτροπών του Δημοτικού Συμβουλίου κ.λπ.
Φροντίζει για τη γραμματειακή υποστήριξη προς τις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου. Παρέχει γενικές πληροφορίες προς τους πολίτες για τις δραστηριότητες της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών.
Φροντίζει για την παροχή γραμματειακής υπηρεσίας στη Διεύθυνση (Πρωτοκόλληση/ διεκπεραίωση εισερχομένων/εξερχόμενων εγγράφων, τήρηση αρχείων εγγράφων, δακτυλογράφηση και αναπαραγωγή κειμένων κ.λπ.)
Πληροφορίες: κα Μαριάννα Μωραΐτη, Τηλ.: 22883 60013, Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες Γραφείου Πρωτοκόλλου
Επιμελείται της παραλαβής, πρωτοκόλλησης, ευρετηρίασης και συσχέτισης όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων του Δήμου, τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο.
Παρακολουθεί, φροντίζει και επιμελείται την τήρηση του γενικού αρχείου του Δήμου και εισηγείται την καταστροφή του θεωρουμένου ως άχρηστου, (για την καταστροφή του οποίου μεριμνά μετά την έγκριση του σχετικού πρακτικού).
Διεκπεραιώνει την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο.
Αρχειοθετεί όλα τα έγγραφα και φροντίζει την ασφαλή φύλαξη τους.
Πληροφορίες: κα Μαριάννα Μωραΐτη, Τηλ.: 22883 60013, Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες Ληξιαρχείου
Τηρεί τα υπό του νόμου οριζόμενα βιβλία και εφαρμόζει την ισχύουσα Νομοθεσία περί Ληξιαρχείων.
Καταχωρεί στα βιβλία τα ληξιαρχικά γεγονότα που συμβαίνουν στην περιφέρεια του Δήμου (γεννήσεις, γάμοι, σύμφωνα συμβίωσης, θάνατοι) καθώς και κάθε μεταγενέστερο γεγονός που συνδέεται με αυτά (π.χ. βαπτίσεις, διαζύγια κλπ) σύμφωνα με τις ισχύουσες θεσμοθετημένες διαδικασίες
Εκδίδει αντίγραφα ή αποσπάσματα ληξιαρχικών πράξεων. Τηρεί αρχείο επίσημων εγγράφων ληξιαρχικών γεγονότων και εκδίδει αντίγραφα αποσπασμάτων τους.
Μεριμνά για την περιοδική ενημέρωση των Κρατικών Υπηρεσιών για τα ληξιαρχικά γεγονότα που συμβαίνουν στην περιφέρεια του Δήμου και ενημερώνει τα συναρμόδια τμήματα για γεγονότα που επηρεάζουν τα στοιχεία των μητρώων/αρχείων που τηρούνται στα τμήματα αυτά.
Συνεργάζεται με Ληξιαρχεία άλλων Ο.Τ.Α. για περιπτώσεις μεταβολών σε ληξιαρχικές πράξεις που βρίσκονται καταχωρημένες εκεί.
Προσδιορίζει τις ημερομηνίες, εκδίδει τις άδειες γάμου, τις καταχωρεί στο ειδικό βιβλίο, συντάσσει την δήλωση πολιτικού γάμου και την πράξη προσδιορισμού επωνύμου.
ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΓΙΑ ΤΕΛΕΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΟΥ ΓΑΜΟΥ
Αδεια πολιτικού γάμου (για Έλληνες)
1. Ληξιαρχική πράξη γέννησης
2. Υπεύθυνη δήλωση
3. Φωτοτυπία ταυτότητας & αποδεικτικό κατοικίας
4. Για τους διαζευγμένους: Ληξιαρχική πράξη γάμου, στην οποία να αναφέρεται η λύση του γάμου (από το ληξιαρχείο του τόπου τέλεσης του προηγούμενου γάμου). Ληξιαρχική πράξη θανάτου, σε περίπτωση χηρείας.
5. Για την παραλαβή της κάθε άδειας απαιτείται παράβολο 15€ από δημόσιο ταμείο.
Η άδεια πολιτικού γάμου εκδίδεται για κάθε ενδιαφερόμενο από το Δήμο της τελευταίας κατοικίας του.
Για τους ανήλικους κάτω των 18 ετών απαιτείται δικαστική απόφαση.
Για την κατάθεση εγγράφων και την παραλαβή της άδειας πρέπει να προσέρχεται ο ίδιος ο ενδιαφερόμενος με την ταυτότητά του.
Η άδεια πολιτικού γάμου εκδίδεται σε 10 ημερολογιακές ημέρες, ενώ για τους Έλληνες που έχουν γεννηθεί στην Αλεξάνδρεια, στο Κάιρο ή στην Κων/πολη ισχύει το πιστοποιητικό βαπτίσεως του Πατριαρχείου.
Άδεια πολιτικού γάμου (για αλλοδαπούς)
1. Αποδεικτικό στοιχείο κατοικίας
2. Βεβαίωση του προξενείου τους στην Ελλάδα ότι δεν έχουν κώλυμα γάμου (μεταφρασμένη στα ελληνικά)
3. Ληξιαρχική πράξη γέννησης (μεταφρασμένη στα ελληνικά)
Δικαίωμα έκδοσης άδειας πολιτικού γάμου έχουν όλοι οι αλλοδαποί που μένουν νόμιμα στην Ελλάδα, έστω και προσωρινά. Για τις χώρες της Ε.Ε., η παραμονή είναι ελεύθερη.
Τόπος και χρόνος τέλεσης πολιτικών γάμων στην Κέα
Πληροφορίες: κα Μωραϊτη Μαριάννα, Τηλ.: 22883 60013, Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες Δημοτολογίου
Το εν λόγω γραφείο τηρεί τα υπό του νόμου οριζόμενα βιβλία και εφαρμόζει τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις περί Δημοτολογίων, όπως καθορίζονται από το Δημοτικό και Κοινοτικό Κώδικα. Διεξαγάγει την σχετική αλληλογραφία, τηρώντας ευρετήριο των εγγράφων που διεκπεραιώνονται.
Καταρτίζει το ετήσιο μητρώο Αρρένων, κάθε χρόνο, εκδίδει πάσης φύσεως πιστοποιητικά, όπως οικογενειακής κατάστασης, στρατολογικής ή εκλογικής χρήσης, εγγυτέρων συγγενών, γεννήσεως, για έκδοση Α.Δ.Τ., για έκδοση διαβατηρίου κλπ. Ασχολείται με την εγγραφή αδήλωτων ομογενών κατοίκων εξωτερικού, αλλοδαπών, αλλογενών που αποκτούν την Ελληνική ιθαγένεια, την διόρθωση ονομάτων, επωνύμων, άνοιγμα οικογενειακής μερίδων λόγω γάμου, απόκτησης τέκνου εκτός γάμου, μεταδημότευσης από άλλους Δήμους της Ελλάδας κ.λπ. Εφαρμόζει τα οριζόμενα στο Εθνικό Δημοτολόγιο.
Ασχολείται με τη διαδικασία έκδοσης εκλογικών καταλόγων, την εγγραφή ή διαγραφή εκλογέων από τους εκλογικούς καταλόγους και γενικά έχει τη μέριμνα για την εκ μέρους του Δήμου υποστήριξη της εκλογικής διαδικασίας. Συντάσσει ειδικούς εκλογικούς καταλόγους.
Συντάσσει ετήσιο Μητρώο Αρρένων και ετοιμάζει κάθε ζητούμενο κατάλογο, πίνακα, ή πιστοποιητικό που σχετίζεται με θέματα στρατολογίας.
Πληροφορίες: κα Μαριάννα Μωραΐτη & κα Σωτηρία Μυκωνιάτη
Τηλ.: 22883 60013 Τηλ: 22883 60019
Φαξ: 22880 22811 Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες γραφείου ανταποκριτή ΟΓΑ
Επιμελείται όλων των θεμάτων που αφορούν ασφαλισμένους του ΟΓΑ του Δήμου και εκδίδει βιβλιάρια υγείας και βεβαιώσεις σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία που διέπει τους ασφαλισμένους αυτούς.
Πληροφορίες: κα Σωτηρία Μυκωνιάτη, Τηλ.: 22883 60019, Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες γραφείου έκδοσης αδειών καταστημάτων
- Η διεκπεραίωση των διαδικασιών για την προέγκριση, τη χορήγηση, την ανάκληση ή την αφαίρεση των αδειών των καταστημάτων και επιχειρήσεων υγειονομικού ενδιαφέροντος.
- Η έκδοση και χορήγηση χρήσης αδειών μουσικών οργάνων στα καταστήματα υγειονομικού ενδιαφέροντος, η παράταση ωραρίου καθώς και η ανάκληση της χορηγηθείσας άδειας.
- Η έκδοση αδειών χρήσης κοινοχρήστων χώρων για την ανάπτυξη τραπεζοκαθισμάτων και εμπορευμάτων.
- Η έκδοση και χορήγηση αδειών για τη συμμετοχή σε παραδοσιακές εμποροπανηγύρεις που διενεργούνται στα διοικητικά όρια του Δήμου μας.
- Η έκδοση αδειών στάσιμου εμπορίου για καντίνες και γενικά υπαίθριου εμπορίου (ν.2323/1995 Α/145).
ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΔΟΣΗ ΑΔΕΙΑΣ ΧΡΗΣΗΣ ΜΟΥΣΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ
- Αίτηση
- Φωτοαντίγραφο της άδειας ίδρυσης και λειτουργίας του καταστήματος
- Παράβολο (βάσει της ΚΥΑ οικ. 61167/17.12.2007)
- Δήλωση υπογεγραμμένη από μηχανικό για τη σχεδιαζόμενη ηχομόνωση, τη θέση και την ισχύ των ηχείων (μόνο για μουσική στο εξωτερικό χώρο)
- Άδεια εκτέλεσης μουσικών συνθέσεων ή υπεύθυνη δήλωση μη ανάθεσης διαχείρισης του περιουσιακού δικαιώματος σε οργανισμό συλλογικής διαχείρισης (ΑΕΠΙ – ΑΥΤΟΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ).
Πληροφορίες: κα Μωραϊτη Μαριάννα και κα Δεμένεγα Δήμητρα, Τηλ.: 22883 60000 εσωτ 113 και εσωτ 115, Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες γραφείου δημοτικού συμβουλίου
Καταρτίζει την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου κατά την ισχύουσα νομοθεσία και την κοινοποιεί στα μέλη του. Παραλαμβάνει από την αρμόδια υπηρεσία τους Φακέλους των εγγράφων που πρέπει να συζητηθούν στο Δημοτικό Συμβούλιο.
Τηρεί τα πρακτικά κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου και στη συνέχεια το αρχείο των πρακτικών και των αποφάσεων. Δακτυλογραφεί και αναπαράγει τις αποφάσεις και φροντίζει για την αποστολή τους στην Περιφέρεια για έγκριση νομιμότητας.
Ενημερώνει τους Δημοτικούς Συμβούλους για τις διάφορες εκδηλώσεις του Δήμου, για την συμμετοχή τους στις Επιτροπές και τα θεσμικά όργανα που συμμετέχουν.
Διεκπεραιώνει την αλληλογραφία του Προέδρου Δημοτικού Συμβουλίου. Προγραμματίζει τις ώρες και ημέρες που ο Πρόεδρος Δημοτικού Συμβουλίου μπορεί να δέχεται Δημότες, Επιτροπές, Συλλόγους κλπ. Τηρεί ημερολόγιο των προσωπικών επαφών του Προέδρου του Δημοτικού Συμβουλίου εντός και εκτός Δήμου.
Πληροφορίες: κα Χριστίνα Τσούλου, Τηλ.: 22883 60020, Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες γραφείου υποστήριξης αιρετών
Α. Γραμματειακή Υποστήριξη Δημάρχου
* Δακτυλογράφηση, αναπαραγωγή, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση προσωπικής αλληλογραφίας και αποφάσεων του Δημάρχου.
* Ρύθμιση συναντήσεων και επικοινωνιών του Δημάρχου και τήρηση ημερολογίου των προσωπικών επαφών του, εντός και εκτός του Δήμου.
* Τήρηση ειδικού πρωτοκόλλου Δημάρχου.
* Τήρηση προσωπικού αρχείου εγγράφων του Δημάρχου.
* Τήρηση πρακτικών συναντήσεων ή συμβουλίων στα 0ποία μετέχει ο Δήμαρχος.
* Συγκέντρωση στοιχείων ή εγγράφων που πρέπει να υπογραφούν από τα όργανα και μέριμνα για την υπογραφή και τη διεκπεραίωσή τους.
* Τήρηση αρχείου αποφάσεων Δημάρχου και λοιπών αποφάσεων πολιτικών οργάνων.
* Διεξαγωγή κάθε υπηρεσίας που ανατίθεται από τον Δήμαρχο και η οποία δεν ανήκει στην αρμοδιότητα των υπολοίπων υπηρεσιών.
Β. Γραμματειακή υποστήριξη αιρετών οργάνων (Γραμματεία Δημοτικού Συμβουλίου, Προέδρου Δ.Σ., Δημαρχιακής Επιτροπής, Αντιδημάρχων, Επιτροπών Δημοτικού Συμβουλίου, Τοπικών Συμβουλίων. Διοικητική υποστήριξη Νομικών προσώπων του Δήμου εκεί όπου δεν υφίσταται.)
* Κατάρτιση σε συνεργασία με τον πρόεδρο του Δ.Σ., της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων του Δ.Σ. και ενημέρωση των μελών του Δ.Σ. για τα θέματα και τον χρόνο/ τόπο κάθε συνεδρίασης.
* Συγκέντρωση, αναπαραγωγή και αποστολή στα μέλη του Δ.Σ. των διαφόρων εισηγήσεων και γενικά του ενημερωτικού υλικού που αντιστοιχεί στα θέματα των συνεδριάσεων.
* Μέριμνα για τον χώρο των συνεδριάσεων, την καλή λειτουργία των εγκαταστάσεων, την ύπαρξη των κατάλληλων μέσων κλπ
* Τήρηση πρακτικών κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων.
* Τήρηση αρχείου πρακτικών και αποφάσεων του Δ.Σ.
* Δακτυλογράφηση/ αναπαραγωγή αποφάσεων του Δ.Σ. και αποστολή τους στην υπηρεσία Τοπικής Αυτοδιοίκησης της Περιφέρειας.
* Ενημέρωση των υπηρεσιών του Δήμου για τις εγκεκριμένες αποφάσεις του Δ.Σ.
* Ενημέρωση των αρμόδιων επιτροπών του Δ.Σ. για τα θέματα που παραπέμπονται σε αυτές από το Δημοτικό Συμβούλιο προς μελέτη.
* Παρακολούθηση της διαδικασίας επεξεργασίας τους και προετοιμασία για την έγκαιρη επανεισαγωγή τους στο Δημοτικό Συμβούλιο προς λήψη οριστικής απόφασης.
* Παροχή κάθε είδους γραμματειακής υποστήριξης προς τη Δημαρχιακή Επιτροπή, τις μόνιμες και έκτακτες επιτροπές που συνιστά το Δημοτικό Συμβούλιο και τα Τοπικά Συμβούλια (ενημέρωση για τα θέματα και τον χρόνο κάθε συνεδρίασης, διανομή εισηγήσεων προς τα μέλη των Επιτροπών, τήρηση πρακτικών, τήρηση αρχείου πρακτικών, δακτυλογράφηση/ αναπαραγωγή εισηγήσεων κλπ.).
* Παροχή κάθε είδους γραμματειακής υποστήριξης προς τους Αντιδημάρχους και τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου.
* Τήρηση αρχείου εκπροσώπων του Δήμου σε διάφορους φορείς και όργανα. Φροντίδα για την αποστολή στοιχείων προς τους προηγούμενους εκπροσώπους, επικοινωνία, παραλαβή και εσωτερική διεκπεραίωση των εκθέσεων των εκπροσώπων προς τον Δήμο.
* Μέριμνα για τη συγκρότηση και τη λειτουργία των Σχολικών Επιτροπών όλων των σχολείων Α/θμιας και Β/μιας Εκπαίδευσης και της Δημοτικής Επιτροπής Παιδείας.
* Διοικητική υποστήριξη της Δημοτικής Επιτροπής Παιδείας.
* Συνεργασία με την Τεχνική υπηρεσία για τη καταγραφή των στεγαστικών αναγκών των σχολείων, για απαλλοτριώσεις χώρων για ανέγερση νέων διδακτηρίων και τη διεκπεραίωση κτιριακών θεμάτων που έχουν σχέση με συντηρήσεις, ανεγέρσεις κ.λπ.
Πληροφορίες: κα Χριστίνα Τσούλου, Τηλ.: 22883 60020, Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες γραφείου ειδικών συνεργατών
Ο κάθε ειδικός συνεργάτης ασκεί καθήκοντα επιτελικά και δεν έχει αποφασιστική αρμοδιότητα οποιασδήποτε μορφής. Παρέχει συμβουλές και διατυπώνει εξειδικευμένες γνώμες γραπτά ή προφορικά, για το συγκεκριμένο τομέα δραστηριοτήτων τον οποίο έχει ορισθεί να εξυπηρετεί ( άρθρο 67 του Ν.1416/84, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα).
Για το σκοπό αυτό :
Παίρνει απευθείας εντολές από τον Δήμαρχο και συνεργάζεται με οποιοδήποτε τρόπο με το προσωπικό του Δήμου σε όλη την ιεραρχία, τον Νομικό Σύμβουλο και άλλους παράγοντες.
Έχει δικαίωμα να ζητά προφορικά ή γραπτά στοιχεία που θα είναι αναγκαία, κατά τη γνώμη του, για την εκτέλεση των εντολών του Δημάρχου.
Οι ως άνω υπάγονται ειδικά και αποκλειστικά στην υπηρεσιακή δικαιοδοσία του Δημάρχου, στον οποίο είναι υποχρεωμένοι να δίνουν λόγο σε κάθε περίπτωση.
Πληροφορίες: κα Χριστίνα Τσούλου, Τηλ.: 22883 60020, Φαξ: 22880 22811
Αρμοδιότητες γραφείου αλλοδαπών
Το Τμήμα τηρεί τις υποχρεώσεις που προκύπτουν από την ισχύουσα νομοθεσία περί ιθαγένειας, αλλοδαπών και μετανάστευσης. Στο πλαίσιο αυτό και σύμφωνα με τις δικαιοδοσίες που δίδονται στο Δήμο με τις ισχύουσες διατάξεις:
Tηρεί Μητρώο Αλλοδαπών.
Παραλαμβάνει αιτήσεις , ελέγχει τα δικαιολογητικά και τα προωθεί στην αρμόδια υπηρεσία της Περιφέρειας για την χορήγηση και ανανέωση αδειών διαμονής αλλοδαπών στην Ελλάδα.
Παραλαμβάνει αιτήσεις και δικαιολογητικά για την απόκτηση της ελληνικής ιθαγένειας με πολιτογράφηση και τις προωθεί στην αρμόδια υπηρεσία του Υπουργείου Εσωτερικών.
Επιδίδει σχετικές με τα ανωτέρω αποφάσεις σε αλλοδαπούς.
Πληροφορίες: κος Παούρης Νίκος / κα Μαριάννα Μωραϊτη, Τηλ.: 22880 21150 / 22883 60013, Φαξ: 22880 21150 / 22880 22811